Ein Travel-Management-System optimiert die Planung von Geschäftsreisen

Dienstreisen sind für überregional und international agierende Unternehmen ein wichtiger Faktor, um Kontakte zu pflegen und Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen. Sie wirken sich langfristig umsatzfördernd aus und bewahren die Zukunftsfähigkeit der Firma.

Dabei bedürfen Business-Trips einer aufwändigen Planung bis ins kleinste Detail. Müssen doch alle Termine pünktlich wahrgenommen und die Rahmenbedingungen für die Treffen so gestaltet werden, dass es zu vernünftigen Abschlüssen kommt. Außerdem sollte jeder Abgesandte eines Unternehmens mit einer optimalen Vorbereitung in die Verhandlungen gehen. Obendrein ist es zu vermeiden, dass die Ausgaben und Spesen das Budget sprengen.

Analoge und manuelle Lösungen sind in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß. Im Vorteil sind Unternehmen, die auf ein modernes Travel-Management-System (TMS) vertrauen. Sie sparen bei der Vorbereitung von Geschäftsreisen und bei deren Durchführung selbst Zeit und Kosten, wodurch ein signifikanter Wettbewerbsvorteil entsteht.

Welche Aufgaben muss ein Reisemanagement erfüllen?

Unabhängig davon, ob eine Geschäftsreise mithilfe manueller Lösungen oder über eine Software geplant wird, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden.

Allgemeine Reiseplanung

Darunter wird die Festlegung des sinnvollsten Reisezeitraums verstanden. Unter Berücksichtigung der infrage kommenden Flugzeiten und -preise wird der Geschäftsreise-Flug gebucht und die günstigsten Transfers zum und vom Airport reserviert. Außerdem sind die Reisenden mit den erforderlichen Infos und Unterlagen auszustatten.

Recherche nach dem besten Reiseanbieter

Es wird eine aufwändige Suche nach den günstigsten Reiseanbietern durchgeführt. Oft müssen mit diesen verschiedene Einzelheiten verhandelt werden. Die Reise soll schließlich so günstig wie möglich abgewickelt werden, ohne dass den Mitarbeitern während des Trips unverhältnismäßig hohe Abstriche am Komfort zugemutet werden.

Auswahl der Unterkunft

Unter der Vielzahl der verfügbaren Angebote muss der beste Standort des Hotels ermittelt werden. Zudem ist es von Belang, die Bedürfnisse der reisenden Mitarbeiter hinsichtlich Ausstattung und Service zu berücksichtigen.

Transport vor Ort

Geschäftsreisende müssen sich vor Ort reibungslos fortbewegen können. Je nach Umfang der Geschäftsreise kann es dabei zu Reservierungen von Bahntickets oder Mietwagen kommen. Ziel ist es, dass die im Namen des Unternehmens agierenden Mitarbeiter keine Zeit mit logistischen Problemstellungen verlieren und sich ausschließlich auf ihre Aufgabe am Verhandlungstisch konzentrieren können.

Planung der Geschäftstreffen am Reiseziel

Ein Travel-Management ist dabei nicht für die Inhalte der Meetings verantwortlich. Es geht eher darum, dass die Teilnehmer gut vorbereitet sind und sich pünktlich am vereinbarten Ort des Treffens einfinden. Das bedeutet beispielsweise auch, dass das Reisemanagement dafür sorgen muss, dass alle notwendigen Zugangsberechtigungen vor Beginn des Treffens vorhanden sind.

Reisekostenabrechnung

Am Ende der Geschäftsreise müssen alle Kosten und Spesen abgerechnet und verbucht werden. Dies erfordert einen ausführlichen und konsolidierten Finanzbericht. Ein solcher ermöglicht es, Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen.

Was ist ein digitales Travel-Management?

In einer Zeit, in der sich Geschäftsprozesse zunehmend im globalen Rahmen abspielen, treten Geschäftsreisen immer stärker in den Vordergrund, um den Fortbestand eines Unternehmens zu gewährleisten. Dabei gestalten sich die Planung und die Abwicklung von Arbeitstreffen außer Haus immer komplizierter und kostspieliger.

Ein TMS ist mit einem virtuellen Reisebüro zu vergleichen. Der wichtigste Bestandteil einer Software zur Planung von Geschäftsreisen ist ein internes Buchungssystem, in das sämtliche Reservierungen, Buchungen und Umbuchungen integriert sind. Damit lassen sich alle internen Prozesse, die mit der Reise in Verbindung stehen, planen und organisieren. Ein TMS setzt zudem zuverlässige Reiserichtlinien auf und erstellt in Echtzeit die komplette Reisekostenabrechnung.

Weshalb ist ein Travel-Management-System für moderne Unternehmen wichtig?

Wie inzwischen deutlich wurde, umfasst ein Travel-Management eine Vielzahl verschiedener Aufgaben. Klassische Systeme lassen dabei die notwendige Organisation und Übersichtlichkeit vermissen. So wird die Reiseplanung oft über Excel-Tabellen realisiert oder im schlimmsten Fall über händisch ausgefüllte Formulare ausgeführt. Die für die Reise benötigten Unterlagen und Dokumente werden in verschiedenen Formaten zur Verfügung gestellt und archiviert, bevor sie den betreffenden Mitarbeiter ausgehändigt werden.

Diese Handhabung ist umständlich und mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden, besonders im Hinblick auf eine korrekte Reisekostenabrechnung. Ein TMS trägt alle Daten, die rund um eine Geschäftsreise anfallen, zentral an einem Ort zusammen und macht sie für alle Berechtigten unabhängig vom jeweiligen Standort in Echtzeit zugänglich. Dadurch lassen sich teure Fehler und Irrtümer weitestgehend vermeiden.

Wie funktioniert ein Travel-Management-System?

Ein TMS gibt es in verschiedenen Ausführungen und für unterschiedliche Ansprüche. In der Regel sollte eine gute Software die folgenden Basisfunktionen enthalten:

• Buchungsvorgänge: Die Software filtert innerhalb von Augenblicken mithilfe weniger Klicks die besten Angebote für Transport und Unterkunft heraus. Die Buchungen werden automatisch veranlasst, wobei Reservierungen, Stornierungen und Umbuchungen berücksichtigt werden.
• Reiserichtlinien: Ein verlässliches TMS legt vor der Reise die Richtlinien fest. Dadurch werden Nachfragen unnötig und nachträgliche Änderungen und Genehmigungsverfahren vermieden.
• Reise-Support: Eine Travel-Management-Software stellt alle Unterlagen, die für eine Geschäftsreise benötigt werden, digital an einem Ort zur Verfügung. Flugtickets, Hotelreservierungen und Spesenabrechnungen und sonstige Dokumente werden dadurch für alle Beteiligten leicht zugänglich, ohne dass Listen oder Dokumente in Papierform mitgeführt werden. Auf diese Art und Weise können sich die Reisenden ohne Ablenkungen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
• Vereinfachte Reisekostenabrechnung: Alle Kosten und Ausgaben werden erfasst und der Buchhaltung sofort zugänglich gemacht. Das ermöglicht einen Überblick zu jedem Zeitpunkt der Reise, wobei Fehler weitestgehend ausgeschlossen werden. Die meisten Systeme verfügen über eine Schnittstelle zum unternehmenseigenen ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System), wodurch der gesamte Workflow beschleunigt wird.
• Berichterstattung: Nach jeder Reise wird automatisch ein Abschlussbericht (Report) verfasst, anhand dessen sich zukünftige Geschäftsreisen optimieren lassen.

Das muss eine Travel-Management-Software beherrschen

Damit eine Geschäftsreise zu optimalen Ergebnissen führt, sollte ein TMS über die folgenden Funktionen verfügen:

• Breite Verbindungen zu den günstigsten und guten Reiseanbietern.
• Erstellung transparenter und individualisierbarer Reiserichtlinien.
• Großes Angebot an Unterkunftsmöglichkeiten.
• Option zur Selbstbuchung der verantwortlichen Mitarbeiter.
• Statusüberwachung aller Geschäftsreisen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche.
• Funktion für Gruppenbuchungen.
• Flexible Stornierungen von Reservierungen und Buchungen.
• Reisewarnungen und Informationen über das Zielland.
• Integration aller monatlichen Geschäftsreisen in eine Rechnung.
• Schnittstellen zu weiteren Business-Tools.
• Eigenständige Durchführung aller benötigten Prozesse.
• Kostenloser Support im 24/7-Modus.

Vorteile eines digitalen Managements für Dienstreisen

Im Resultat bringt ein gut ausgestattetes TMS eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. So spart die Automatisierung des Reisemanagements eine Menge Zeit, menschliche Fehler, die in der Regel zu Kosten und Zeitverlust führen, werden ausgeschlossen. Dadurch können sich die verantwortlichen Reisemanager auf solche Bereiche konzentrieren, bei denen ein aktives Eingreifen von Personen unabkömmlich ist. Sie werden von verwaltungstechnischen Aufgaben entbunden und konzentrieren sich ausschließlich auf die Optimierung der Reisetätigkeiten.

Mit der Verbindung zu anderen Business-Tools beschleunigen sich weitere unternehmensinterne Prozesse, da alle Daten an einem Ort zur Verfügung stehen. Den verantwortlichen Managern wird ein besserer Überblick über die Effizienz der Reisen gewährt, sodass erfolgreich an allen Stellschrauben gedreht werden kann, um künftige Geschäftsreisen effektiver zu gestalten. Den größten Vorteil aber sehen Experten in dem Umstand, dass sofort eine vollumfängliche Reisekostenabrechnung zur Verfügung steht.