Heizkostenabrechnung für Mieter: Eigenleistung oder Profi beauftragen?

Als Vermieter bist du gesetzlich dazu verpflichtet, deinen Mietern eine Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dabei müssen mindestens 50 Prozent der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch umgelegt werden. Für dich stellt sich daher die Frage: Lohnt es sich, die zeitaufwändige Abrechnung selbst zu machen oder solltest du die Erstellung lieber einem Dienstleister überlassen? Dieser Artikel beleuchtet die Vor- und Nachteile, wenn du die Heizkostenabrechnung selbst erstellen möchtest. Es wird dir erläutert, welche gesetzlichen Pflichten du als Vermieter hast, welche Schritte bei der Erstellung zu beachten sind und für wen die Selbstabrechnung sinnvoll sein kann. So erhältst du eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Gesetzliche Grundlagen der Heizkostenabrechnung: HKVO

Als Vermieter unterliegst du gewissen gesetzlichen Vorgaben bei der Erstellung der Heizkostenabrechnungen. Die zentrale Regelung hierfür ist die Heizkostenverordnung (HKVO), die vorschreibt, dass mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch umgelegt werden müssen. Die Restkosten werden nach Wohnfläche verteilt.

Damit kommen auf dich als Vermieter folgende Pflichten zu:

• Installation von Erfassungsgeräten: An jedem Heizkörper müssen entweder Verdunsterröhrchen oder elektronische Erfassungsgeräte angebracht werden, um die individuellen Verbräuche zu messen.
• Jährliche Ablesung der Verbrauchswerte: Einmal pro Abrechnungszeitraum müssen die Erfassungsgeräte abgelesen werden.
• Erstellung der Heizkostenabrechnung: Basierend auf den Gesamtkosten aller verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Posten muss die konkrete Abrechnung für jeden Mieter erstellt werden.
• Eindeutige Kostenaufführung: Die Abrechnung muss formal alle Kostenpunkte wie Brennstoffkosten, Messkosten, Abrechnungskosten etc. einzeln aufführen.
• Verteilungsschlüssel kenntlich machen: Der Anteil zwischen verbrauchsabhängigen (50-70%) und verbrauchsunabhängigen (30-50%) Heizkosten muss im Schlüssel nachvollziehbar sein.
• Abrechnungsfrist von 12 Monaten: Die Fertigstellung und Zustellung der Nebenkostenabrechnung muss spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.

Wichtig ist auch, dass du als Vermieter nur bestimmte Kosten als umlagefähige Heiznebenkosten geltend machen darfst:

• Brennstoffkosten (Öl, Gas, Fernwärme) inkl. Lieferung
• Stromkosten anteilig für den Betrieb der Heizungsanlage
• Wartungs- und Instandhaltungskosten
• Mess- und Abrechnungskosten (Erfassungsgeräte, Abrechnungserstellung)
• Betriebskosten (Schornsteinfeger, Heizungsprüfung etc.)

Die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung durch einen Dienstleister sind ebenfalls auf die Mieter umlegbar.

Nicht umlagefähig sind hingegen die Verwaltungskosten des Vermieters, Kapital- und Reparaturkosten sowie Leerstandskosten für unvermietete Wohnungen. Die korrekte berücksichtigung dieser Vorgaben und Kostenfaktoren ist entscheidend für die rechtskonforme Erstellung der Heizkostenabrechnung.

Schritte zur Erstellung der Heizkostenabrechnung

Die Erstellung der Heizkostenabrechnung erfolgt in mehreren Schritten:

Verbräuche erfassen

Zunächst müssen die an den Heizkörpern angebrachten Erfassungsgeräte, die sogenannten Heizkostenverteiler, abgelesen werden, um die Verbräuche der Mieter zu ermitteln. Hier kommt es auf sorgfältiges und gewissenhaftes Arbeiten an, damit keine Fehler passieren. Alternativ zur aufwendigen persönlichen Ablesung vor Ort können auch moderne Funk-Messgeräte eingesetzt werden, die die Daten automatisch übermitteln. Bei Fußbodenheizungen kommen andere Zählertypen zum Einsatz, meistens sogenannte Wärmemengenzähler.

Gesamtkosten erfassen

Der nächste Schritt ist die Zusammenstellung aller Kostenpunkte, die in die Heizkostenabrechnung des jeweiligen Zeitraums einfließen. Dazu gehören die Brennstoffkosten laut Rechnungen der Versorger, Wartungsrechnungen der Installateure, Schornsteinfegerkosten, Messdienstleistungen, Ausstattungskosten für Funk-Messgeräte etc. Diese Posten müssen vollständig erfasst und ihre Höhe muss belegbar sein.

Kosten verteilen

Basierend auf den erfassten Gesamtkosten der Heizungsanlage müssen diese nun auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Zunächst werden die Mengen für die umlagefähigen verbrauchsabhängigen Heizkosten anhand der Verbrauchsmessungen berechnet, die Restkosten gemäß den Wohnflächen. Anhand dieser Verteilung lässt sich der konkrete Kostenanteil für jeden Mieter genau zuordnen.

Hier ein Beispiel für die Kostenverteilung mit fiktiven Zahlen:

Basierend auf den erfassten Gesamtkosten der Heizungsanlage müssen diese nun auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Als Beispiel nehmen wir folgende erfasste Kosten in einem Mietshaus mit 10 Parteien an:

• Brennstoffkosten (Gas): 5.000 €
• Wartungskosten: 500 €
• Messdienstleistung (Ablesen): 300 €

Somit Gesamtkosten von 5.800 Euro.

Laut Heizkostenverordnung müssen nun mindestens 50% und maximal 70% dieser Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter verteilt werden.

Angenommen die Verbrauchsanteile gemäß den abgelesenen Erfassungsgeräten verteilen sich folgendermaßen auf die 10 Parteien:

Mieter 1: 1.200 kWh = 15%
Mieter 2: 1.000 kWh = 13%
Mieter 3: 900 kWh = 11%
Mieter 4: 800 kWh = 10%
Mieter 5: 700 kWh = 9%
Mieter 6: 600 kWh = 8%
Mieter 7: 550 kWh = 7%
Mieter 8: 500 kWh = 6%
Mieter 9: 450 kWh = 6%
Mieter 10: 400 kWh = 5%

Gesamtverbrauch beträgt damit 7.900 kWh.

Bei einer 50/50-Verteilung werden nun 50% der Gesamtkosten = 2.900 Euro gemäß diesen Verbrauchsanteilen auf die Mieter verteilt.

Die Restkosten von 2.900 Euro werden nach Wohnfläche aufgeteilt, diese ist hier aber für das Beispiel nicht relevant.

Mieter 1 bekommt somit 15% von 2.900 Euro = 435 Euro an umlagefähigen Heizkosten zugewiesen. Mieter 2 erhält 13% = 377 Euro, für Mieter 3 sind es 322 Euro usw.

So lässt sich durch die prozentuale Verteilung gemäß Verbrauch und Wohnfläche die konkrete Höhe der umzulegenden Kosten auf jeden Mieter genau ermitteln.

Abrechnung erstellen

Abschließend werden die abgerechneten Kosten, Vorauszahlungen und verbrauchten Mengen für jeden Mieter in einer individuellen Abrechnung zusammengefasst. Hier siehst Du ein Muster einer solchen Einzelabrechnung. Diese muss formal alle gesetzlichen Vorgaben wie Kostenaufteilung, Verteilungsschlüssel etc. enthalten und dem Mieter bis spätestens innerhalb 1 Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden.

Professionelle Abrechnung durch einen Wärmemessdienst

Eine komfortable Alternative zur Eigenleistung bei der Heizkostenabrechnung ist die Beauftragung von Dienstleistern wie Minol, Ista, Brunata, Kalorimeta oder Techem.

Der Eschborner Dienstleister Techem bietet mit Techem Direct für private Vermieter und Hausverwalter ein Rundum-Sorglos-Paket für die verbrauchsabhängige Abrechnung nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung an.

Die Vorteile von Techem Direct im Überblick:

• Geringe Mindestvertragslaufzeit von 1 Jahr für maximale Flexibilität
• Umfassender Komplettpreis für die Liegenschaft, der über die Nebenkosten umgelegt werden kann
• Nutzung modernster Funk-Messgeräte für präzise Verbrauchserfassung der Zählerstände
• Automatische und fernauslesbare Übermittlung der Verbrauchsdaten
• Professionelle Zusammenstellung aller relevanten Abrechnungsposten
• Erstellung der gesetzeskonformen Heizkostenabrechnung
• Digitale Bereitstellung über das Kundenportal von Techem
• optionale Beaufragung der unterjährigen Verbrauchsinformation (uVI)
• Persönliche Ansprechpartner und telefonische Hilfe bei Rückfragen

Techem Direct übernimmt damit den gesamten Aufwand von der Montage der Zähler bis zur korrekten Abrechnung nach Betriebskosten- und Heizkostenverordnung und entlastet den Vermieter spürbar.

Durch automatisierte Prozesse und professionelle Dienstleistungen ist dabei eine makellose Umsetzung gewährleistet. Die Beauftragung spart dem Vermieter viel Mühe bei der Zusammenstellung von Belegen und Berechnungen. Er vermeidet zugleich das Risiko verspäteter Fertigstellung oder eventueller Fehler. Mit Techem Direct bekommen Vermieter somit bequem und zuverlässig alle Leistungen aus einer Hand, um den rechtlichen Verpflichtungen bei der Heizkostenabrechnung mühelos nachzukommen.

Vor- und Nachteile der Eigenleistung

Die Eigenleistung bei der Heizkostenabrechnung hat gewisse Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt:

Kostenvorteile

Wenn du dich als Vermieter gut mit den gesetzlichen Anforderungen an die Heizkostenabrechnung auskennst, kannst du durch die Eigenleistung die Beauftragungskosten für einen Dienstleister sparen. Du musst dann aber gewährleisten, die gesamte Abrechnung fristgerecht und formal fehlerfrei zu erstellen. Insbesondere kleinere Bestände mit wenigen Parteien eignen sich für die Selbsterstellung, sofern du über das nötige Fachwissen verfügst.

Mit zunehmender Größe und Komplexität steigt der Aufwand und damit auch das Risiko, trotz deiner Bemühungen Fehler zu machen. Ob sich die Einsparung der Beauftragungskosten damit lohnt und der Zeitaufwand noch vertretbar ist, hängt stark von deiner persönlichen Expertise ab. Ohne fundierte Kenntnisse der Heizkostenverordnung solltest du besser einen Dienstleister beauftragen.

Hoher Zeitaufwand

Die regelmäßige Ablesung aller Geräte, die Zusammenstellung der Belege, die Ermittlung der Kostenanteile und das Erstellen der einzelnen Abrechnungen ist sehr zeitintensiv. Je nach Anzahl der Mieter müssen hier schnell mehrere Tage Arbeitszeit veranschlagt werden.

Fehleranfälligkeit

Insbesondere die manuelle Erfassung von Verbrauchswerten und Kostenbelegen ist sehr fehleranfällig. Die Abrechnung ohne spezielle Hausverwalter-Software, wie etwa von Haufe, ist für Laien nur über Excel-Tabellen möglich. Dies erfordert ein fundiertes Wissen der erforderlichen Funktionen und Formeln in Excel, um korrekte Berechnungen und logische Verknüpfungen umzusetzen.

Schon kleine Ungenauigkeiten können später zu aufwendigen Korrekturen der Abrechnungen führen. Auch werden gesetzliche Fristen gerne mal verpasst. Ohne professionelle Unterstützung durch eine Software besteht ein großes Risiko, dass die Excel-Abrechnung nicht korrekt erstellt wird oder Abrechnungsfehler unentdeckt bleiben. Dies kann zu verspäteten Fertigstellungen, aber auch zu falschen Kostenzuteilungen und damit Über- oder Unterzahlungen der Mieter führen.

Fachliche Herausforderung

Die Heizkostenabrechnung unterliegt einigen gesetzlichen Vorschriften, die man als Laie nicht immer auf dem Schirm hat. Etwa welche Kosten umlegbar sind, wie der Verteilschlüssel zu gestalten ist etc. Hier sind im Nachhinein teure Korrekturen wahrscheinlich.

Alles in allem bedeutet die Eigenleistung also einerseits eine Kostenersparnis durch den Verzicht auf einen Dienstleister. Andererseits geht dies mit sehr hohem Zeitaufwand, Fehlerrisiken und fachlichen Herausforderungen einher.

Fazit – Für wen lohnt sich die Selbstabrechnung?

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Eigenleistung bei der Heizkostenabrechnung durchaus erfolgreich möglich ist. Sie erfordert aber Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt beim Ablesen und Erfassen aller Verbräuche und Kostenbelege. Auch sollte man die rechtlichen Grundlagen verstehen.

Besonders eignet sich die Selbstabrechnung daher für kleinere Miethäuser mit wenigen Parteien. Je mehr Nutzer und umlagefähige Kostenpunkte hinzukommen, desto höher ist der Arbeitsaufwand. Auch steigt das Risiko, in dieser Komplexität Fehler zu machen oder Fristen zu verpassen.

Ab einer gewissen Größenordnung und Komplexität ist die Beauftragung eines Abrechnungsdienstleisters daher empfehlenswert. Dieser übernimmt zuverlässig alle Arbeiten von der Erfassung über die Berechnung bis zur Erstellung rechtskonformer Abrechnungen. Der Vermieter entlastet sich so von diesem Verwaltungsaufwand.

Ob die Eigenleistung erfolgreich möglich ist oder professionelle Unterstützung ratsam erscheint, sollte man daher im jeweiligen Einzelfall abwägen. Kosten, Nutzerzahl, Hausgröße und persönliche Zeitkapazität sind wichtige Entscheidungsfaktoren. Mit der Beauftragung von Techem haben Sie auf jeden Fall einen verlässlichen Partner für Ihre Heizkostenabrechnung an der Seite.